Pièces jointes des e-mails « Document signé »

Lorsque tous les signataires d’une enveloppe ont terminé, Subnoto envoie un e-mail « Document signé » à chaque signataire et au propriétaire de l’enveloppe (s’il n’a pas signé). Ces messages confirment que la signature est terminée et incluent un lien sécurisé pour ouvrir l’enveloppe dans Subnoto.

Les administrateurs d’équipe peuvent choisir si Subnoto joint aussi des fichiers PDF à ces e-mails : le dossier de preuve, les documents signés finaux, ou les deux. Les paramètres s’appliquent à toute l’équipe et prennent effet pour les enveloppes terminées après la modification.

Qui reçoit les e-mails « Document signé »

| Destinataire | Quand l’e-mail est envoyé | |--------------|---------------------------| | Chaque signataire | Lorsque la dernière signature requise est collectée | | Propriétaire de l’enveloppe | Au même moment, seulement s’il n’était pas signataire sur cette enveloppe |

Les approbateurs, lecteurs et autres destinataires non signataires ne reçoivent pas ces e-mails. Tous peuvent tout de même télécharger les fichiers depuis Subnoto via le lien sécurisé ou la vue enveloppe s’ils y ont accès.

Paramètres par défaut

| Paramètre | Par défaut | Effet | |-----------|------------|-------| | Inclure le dossier de preuve | Activé | Joint le PDF de preuve d’audit aux e-mails « Document signé » | | Inclure les documents signés | Désactivé | Joint les PDF signés finaux et les pièces jointes de référence (opt-in) |

La preuve résume qui a signé, quand et comment s’est déroulé le processus. Les documents signés sont les PDF finaux prêts à archiver. Les pièces jointes de référence sont les fichiers d’appui ajoutés à l’enveloppe qui ne sont pas des documents à signer.

Où configurer

1. Ouvrir les paramètres de l’équipe

   Connectez-vous en tant qu’administrateur d’équipe et allez dans Paramètres de l’équipe (Paramètres → Configuration).

2. Trouver E-mails « Document signé »

   Dans la barre latérale, ouvrez la section E-mails « Document signé ».

3. Choisir ce qui est joint

   Activez ou désactivez Inclure le dossier de preuve et Inclure les documents signés. Chaque modification est enregistrée immédiatement.

4. Lire l’avertissement de sécurité

   Lorsque vous activez Inclure les documents signés, un avertissement indique que les fournisseurs de messagerie peuvent accéder au contenu des pièces jointes. N’activez cette option que si vous acceptez ce compromis.

Inclure le dossier de preuve

Lorsque cette option est activée (par défaut), Subnoto joint le PDF de preuve d’audit à chaque e-mail « Document signé ». La preuve est un résumé inviolable du processus de signature et reste stockée dans Subnoto une fois l’enveloppe terminée.

Lorsqu’elle est désactivée, les e-mails « Document signé » contiennent toujours le lien sécurisé pour consulter et télécharger la preuve depuis Subnoto, mais aucun PDF de preuve n’est joint au message.

Astuce

Toujours généré Subnoto crée et stocke la preuve lorsqu’une enveloppe est finalisée, quel que soit ce paramètre. Le bouton ne contrôle que la présence de la preuve en pièce jointe de l’e-mail.

Inclure les documents signés

Lorsque cette option est activée, Subnoto joint également :

• Les PDF signés finaux de chaque document signable de l’enveloppe
• Les pièces jointes de référence ajoutées à l’enveloppe (fichiers d’appui non signés)

Le contenu des documents peut quitter Subnoto

Les fournisseurs de messagerie qui envoient et reçoivent ces messages peuvent accéder au contenu des pièces jointes. N’activez cette option que si vous acceptez ce risque. Lorsqu’elle est désactivée, les destinataires ouvrent le lien sécurisé Subnoto pour télécharger les fichiers signés dans la plateforme.

Lorsqu’elle est désactivée (par défaut), les e-mails « Document signé » ne contiennent que le lien sécurisé. Signataires et propriétaire téléchargent les PDF signés depuis Subnoto après avoir ouvert le lien.

Ce que voient les destinataires dans l’e-mail

Quelles que soient les pièces jointes, chaque e-mail « Document signé » comprend :

• Un court message indiquant que tous les participants ont signé
• Un bouton Voir le document menant à l’enveloppe dans Subnoto
• L’image de marque de l’équipe (logo et couleurs) si elle est configurée

Les PDF joints apparaissent comme des pièces jointes standard lorsque les paramètres d’équipe le permettent.

Limites de taille et de pièces jointes

Les e-mails « Document signé » avec pièces jointes passent par une infrastructure qui limite chaque message à :

• 50 Mo au total (corps de l’e-mail plus toutes les pièces jointes)
• 10 pièces jointes par e-mail

Si une enveloppe dépasserait l’une de ces limites, Subnoto envoie quand même l’e-mail « Document signé » avec le lien sécurisé et joint autant de fichiers que possible, dans cet ordre de priorité :

1. PDF de preuve d’audit
2. Documents signables signés
3. Pièces jointes de référence

Les fichiers qui ne rentrent pas sont omis de cet e-mail mais restent disponibles dans Subnoto.

Ce qui ne change pas

• Les dossiers de preuve sont toujours générés et stockés lorsqu’une enveloppe est finalisée
• Les documents signés restent téléchargeables dans Subnoto, quels que soient ces paramètres
• Les e-mails d’invitation, de rappel, d’OTP et les autres e-mails ne sont pas affectés
• Les expéditeurs peuvent toujours utiliser Télécharger la preuve et Télécharger le document depuis la vue enveloppe. Voir Suivre l’achèvement

Dépannage

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En résumé : Les administrateurs contrôlent les pièces jointes des e-mails « Document signé » dans Paramètres → Configuration → E-mails « Document signé ». La preuve est jointe par défaut ; les PDF signés sont en opt-in. Tous les fichiers restent disponibles dans Subnoto même s’ils ne sont pas envoyés en pièce jointe.