Paramètres des pièces jointes des e-mails

Les administrateurs d’équipe peuvent contrôler quels fichiers Subnoto joint aux e-mails de finalisation envoyés lorsque tous les signataires ont terminé. Ces paramètres s’appliquent à toute l’équipe.

Où configurer

1. Ouvrir les paramètres de l’équipe

   • Connectez-vous en tant qu’administrateur d’équipe
   • Allez dans Paramètres de l’équipe

2. Utiliser la section E-mails de finalisation

   • Inclure le dossier de preuve - activé par défaut
   • Inclure les documents signés - désactivé par défaut

Inclure le dossier de preuve

Lorsque cette option est activée, Subnoto joint le PDF de preuve d’audit signé à chaque e-mail de finalisation. La preuve résume le processus de signature et reste disponible dans Subnoto après la finalisation.

Lorsqu’elle est désactivée, les e-mails de finalisation contiennent toujours le lien sécurisé pour consulter l’enveloppe, mais aucun PDF de preuve n’est joint.

Inclure les documents signés

Lorsque cette option est activée, Subnoto joint également :

• Les PDF signés finaux de chaque document signable de l’enveloppe
• Les pièces jointes de référence ajoutées à l’enveloppe (fichiers d’appui non signables)

Le contenu des documents peut quitter Subnoto

Les fournisseurs de messagerie qui envoient et reçoivent ces messages peuvent accéder au contenu des pièces jointes. N’activez cette option que si vous acceptez ce risque.

Lorsqu’elle est désactivée, les destinataires doivent ouvrir le lien sécurisé Subnoto pour télécharger les documents signés.

Limites de taille et de pièces jointes

Subnoto envoie les e-mails de finalisation via Scaleway Transactional Email (SMTP). Le fournisseur limite chaque message à :

• 50 Mo au total - corps de l’e-mail plus toutes les pièces jointes
• 10 pièces jointes par e-mail

Si une enveloppe dépasserait l’une de ces limites, Subnoto envoie quand même l’e-mail de finalisation avec le lien sécurisé et joint autant de fichiers que possible, dans cet ordre de priorité :

1. PDF de preuve d’audit
2. Documents signables signés
3. Pièces jointes de référence

Les fichiers qui ne rentrent pas sont omis de cet e-mail. Ils restent disponibles dans Subnoto.

Ce qui ne change pas

• Les dossiers de preuve sont toujours générés et stockés lorsqu’une enveloppe est finalisée
• Les documents signés restent téléchargeables dans Subnoto, quels que soient ces paramètres
• Les e-mails d’invitation, de rappel et les autres e-mails non liés à la finalisation ne sont pas affectés