Signer en personne

La signature en personne permet de finaliser une signature au nom de quelqu’un qui est physiquement avec vous mais ne peut pas signer sur son propre appareil. Subnoto vérifie tout de même son identité avant d’appliquer sa signature, et la piste d’audit indique que la vérification a été effectuée en personne.

Qu’est-ce que la signature en personne ?

Parfois, un signataire est présent dans vos locaux, lors d’une réunion ou sur site, mais n’a pas accès à sa messagerie sur son téléphone, ne peut pas utiliser un ordinateur ou préfère ne pas signer à distance. Dans ce cas, un membre de l’équipe qui peut gérer l’enveloppe peut agir comme facilitateur : vous effectuez les étapes de signature sur votre appareil tandis que le destinataire confirme son identité avec un code de vérification envoyé par e-mail ou SMS.

Le destinataire n’a pas besoin d’ouvrir Subnoto ni d’utiliser le lien de signature lui-même.

Quand peut-on l’utiliser ?

La signature en personne est disponible lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

L’enveloppe est en cours (phase de signature), pas en brouillon ni terminée
Le destinataire est un signataire qui n’a pas encore signé et dispose toujours d’une invitation valide
Vous avez la permission de gérer les enveloppes dans votre espace de travail
Si l’ordre de signature est activé, tous les signataires précédents doivent déjà avoir signé
L’espace de travail n’est pas un environnement sandbox

La vérification par SMS n’est disponible que si votre offre l’inclut et que le destinataire a un numéro de téléphone enregistré. Sinon, utilisez l’e-mail.

Par où commencer

Ouvrir l’enveloppe

Depuis le menu principal, allez dans Enveloppes et ouvrez l’enveloppe qui attend la signature de ce destinataire.
Trouver le signataire dans la barre latérale

Dans la vue enveloppe, consultez la barre latérale à droite. Sous Signataires, repérez le destinataire pour lequel vous souhaitez signer.
Ouvrir le menu Options

À côté du nom du signataire, cliquez sur Options (le menu avec une icône en forme de caret).
Choisir Signer en personne

Sélectionnez Signer en personne. Cette option n’apparaît que lorsque l’enveloppe est en cours de signature et que le destinataire est éligible.

Comment se déroule le processus

Confirmer que vous souhaitez continuer

Une fenêtre explique que vous allez signer au nom du destinataire et que son identité sera vérifiée au préalable. Elle résume les trois étapes : envoyer un code de vérification, compléter les champs requis et capturer sa signature si nécessaire, puis saisir le code qu’il vous communique. La piste d’audit indiquera que la vérification a été effectuée en personne. Cliquez sur Continuer pour démarrer.
Choisir comment envoyer le code de vérification

Choisissez E-mail ou SMS. L’e-mail est toujours disponible si le destinataire a une adresse e-mail. Le SMS nécessite un numéro de téléphone enregistré et une offre compatible avec la vérification par SMS.
Compléter les champs obligatoires (si le document en contient)

Si le destinataire a des champs de saisie assignés sur le document (texte, date, case à cocher, etc.), remplissez-les en son nom avant de continuer.
Capturer sa signature (si le document a des champs de signature)

Si le destinataire a des zones de signature sur le document, utilisez l’étape de capture pour enregistrer sa signature sur votre appareil.
Envoyer le code de vérification

Lorsque vous arrivez à l’étape de vérification, cliquez sur Envoyer le code. Subnoto envoie un code court à l’e-mail ou au téléphone du destinataire. Le code est valable 15 minutes.
Demander le code au destinataire

Le destinataire reçoit le code par e-mail ou SMS. Il doit vous le lire à voix haute ou vous le montrer. Le message lui indique de ne partager le code qu’avec la personne qui l’assiste sur place.
Saisir le code et confirmer

Tapez le code dans le champ et cliquez sur Confirmer la signature. Si le code est correct, la signature est appliquée et le destinataire est marqué comme signé.

Ce que voit le destinataire

Le destinataire n’utilise pas l’application web Subnoto pendant la signature en personne.

| Canal | Ce qu’il reçoit | |-------|-----------------| | E-mail | Un code de vérification et consigne de ne le partager qu’avec la personne qui l’assiste sur place | | SMS | Un court SMS avec le code de vérification et la même instruction |

Il vous communique simplement le code pour que vous puissiez finaliser le processus.

Après la signature

Une fois la confirmation effectuée avec un code valide :

Le statut du destinataire dans l’enveloppe passe de en attente à signé
Le journal d’activité dans la barre latérale de l’enveloppe indique que le destinataire a été vérifié en personne, avec le canal utilisé (e-mail ou SMS) et votre nom en tant que facilitateur
La preuve téléchargeable et la piste d’audit reflètent que la signature a été appliquée après vérification en personne

Pour en savoir plus sur le suivi de l’avancement et le téléchargement des documents finalisés, consultez Suivre l’achèvement.

Situations courantes

Signataire à votre bureau

Un client se rend dans vos locaux et signe sur votre tablette ou ordinateur pendant que vous le guidez.

Visite sur site

Un prestataire ou un locataire est présent mais n’a pas de compte Subnoto et ne peut pas utiliser le lien reçu par e-mail sur son téléphone.

Ordre de signature

Attendez que les signataires précédents aient signé avant d’utiliser la signature en personne pour le signataire suivant dans la séquence.

Dépannage

En résumé : Ouvrez l’enveloppe, utilisez Options → Signer en personne à côté du signataire, vérifiez son identité avec un code envoyé par e-mail ou SMS, complétez les champs et la capture de signature, puis confirmez. La piste d’audit indique que la signature a été effectuée en personne.