Formulaires à partir d'un modèle

Un formulaire de modèle est un lien que vous partagez pour que d’autres puissent saisir leurs informations (ou celles de leurs destinataires) et recevoir automatiquement une demande de signature. Vous n’avez pas à créer chaque enveloppe vous-même : un formulaire peut recueillir de nombreuses réponses.

À quoi sert un formulaire de modèle

1. Vous créez un formulaire lié à un modèle (nom, description facultative, nombre maximum de réponses facultatif).
2. Vous obtenez un lien unique (et éventuellement un code QR). Vous partagez ce lien — sur votre site, par e-mail ou en présentiel.
3. Lorsqu’une personne ouvre le lien, elle voit une page avec le nom et la description de votre formulaire, et une section par destinataire (par ex. « Client »). Elle saisit l’e-mail, le prénom et le nom pour chacun.
4. Elle effectue une courte vérification et envoie.
5. Subnoto crée une enveloppe à partir du modèle avec ces destinataires, l’envoie (vous apparaissez comme expéditeur) et incrémente le compteur de réponses du formulaire.

Note

Crédits d’enveloppe Chaque envoi de formulaire crée une enveloppe et consomme un crédit d’enveloppe (un crédit par enveloppe, quel que soit le nombre de destinataires).

Voir Ce que voient les utilisateurs du formulaire pour le déroulement exact.

Quand vous pouvez créer un formulaire

• Le modèle doit avoir au moins un destinataire (avec un libellé).
• Depuis la liste des modèles : L’action « Créer un formulaire » dans le menu de la ligne est affichée lorsque le modèle a un ou plusieurs destinataires. Utilisez-la pour créer rapidement un formulaire.
• Depuis la page d’édition du modèle : Dans la barre latérale, ouvrez la section Formulaires à partir d’un modèle. Vous pouvez y créer un formulaire lorsque le modèle a un ou plusieurs destinataires.

Créer un formulaire de modèle

1. Ouvrir la création de formulaire

   • Option A : Depuis la liste des modèles, ouvrez le menu d’actions (trois points) sur un modèle et cliquez sur « Créer un formulaire » (si le modèle a au moins un destinataire).
   • Option B : Ouvrez le modèle en édition, puis dans la barre latérale sous Formulaires à partir d’un modèle cliquez sur « Créer un formulaire ».

2. Renseigner les détails du formulaire

   • Nom du formulaire (obligatoire) — Par ex. « Demande de NDA » ou « Formulaire de contrat ». Ce nom est affiché aux personnes qui ouvrent le lien.
   • Description (facultative) — Court texte expliquant l’objet du formulaire.
   • Nombre maximum de réponses (facultatif) — Laissez vide pour des envois illimités, ou indiquez un nombre pour fermer le formulaire après ce nombre de réponses.

   

3. Créer le formulaire

   • Cliquez sur « Créer ». Le formulaire est créé et un écran de confirmation s’affiche.

4. Copier le lien et éventuellement le code QR

   • L’écran de confirmation affiche le lien du formulaire (en lecture seule) et un bouton Copier. Le lien contient une partie secrète : seules les personnes disposant de l’URL complète peuvent ouvrir et envoyer le formulaire. Partagez ce lien où vous le souhaitez (e-mail, site, etc.).
   • Un code QR est également affiché pour impression ou affichage en présentiel. Vous pouvez copier le QR en image si besoin.

   

Attention

Les destinataires sont figés après création du formulaire Dès qu’un modèle a au moins un formulaire de modèle, vous ne pouvez plus ajouter ni supprimer de destinataires sur ce modèle. Vous pouvez toujours modifier le document et les champs de signature, ainsi qu’éditer ou supprimer le formulaire. Pour modifier les libellés ou le nombre de destinataires, supprimez d’abord tous les formulaires de modèle, puis modifiez les destinataires du modèle.

Gérer vos formulaires

Page Liste des formulaires de modèle

• Allez dans Formulaires à partir d’un modèle dans l’application pour voir tous les formulaires (vous pouvez filtrer par espace de travail dans la barre latérale).
• Le tableau affiche : nom du formulaire, modèle, espace de travail, nombre de réponses et date de création.
• Pour chaque formulaire vous pouvez :
  • Ouvrir le formulaire — Ouvrir le lien du formulaire dans un nouvel onglet (pour le tester ou partager l’URL depuis la barre d’adresse).
  • Copier l’URL — Copier le lien complet du formulaire dans le presse-papiers.
  • Afficher le code QR — Ouvrir une fenêtre avec le code QR et le lien.

Depuis la page d’édition du modèle

• Dans la section Formulaires à partir d’un modèle de la barre latérale, vous voyez tous les formulaires de ce modèle.
• Pour chaque formulaire vous pouvez Voir (ouvrir le formulaire), Modifier (changer le nom, la description ou le nombre max de réponses), Copier le lien, Afficher le code QR ou Supprimer.

Modifier ou supprimer un formulaire

• Modifier — Changez le nom du formulaire, la description ou le nombre maximum de réponses. Le lien du formulaire ne change pas, les liens déjà partagés restent valides.
• Supprimer — Supprime le formulaire. Le lien ne fonctionnera plus ; les personnes disposant de l’ancien lien verront une erreur. Le nombre de réponses et les enveloppes déjà créées ne sont pas supprimés.

Suite : Pour voir exactement ce que voient les utilisateurs lorsqu’ils utilisent votre lien, consultez Ce que voient les utilisateurs du formulaire.