Suivre la progression

Ce guide couvre comment surveiller les progrès de signature de votre document et accéder aux documents terminés.

Visualiser le statut de l’enveloppe

Après l’envoi, vous pouvez suivre votre enveloppe :

1. Naviguez vers Enveloppes depuis le menu principal
2. Vous verrez une liste de toutes vos enveloppes
3. Chaque enveloppe affiche :
   • Titre du document
   • Destinataires
   • Statut actuel
   • Date de dernière mise à jour

Types de statut d’enveloppe

• En attente - Envoyé mais pas encore ouvert par les destinataires
• En cours - Au moins un destinataire a ouvert le document
• Signé - Tous les destinataires ont signé
• Terminé - Le document est finalisé et scellé
• Refusé - Un destinataire a refusé de signer

Visualiser les détails de l’enveloppe

Cliquez sur n’importe quelle enveloppe pour :

• Visualiser le document avec les signatures actuelles
• Voir la piste d’audit détaillée
• Vérifier quels destinataires ont signé
• Voir le pourcentage d’achèvement

Après que toutes les signatures soient terminées

Une fois que tout le monde a signé :

1. Le statut change en “Terminé”
2. Un bouton “Télécharger la preuve” apparaît
3. La preuve inclut :
   • Le document entièrement signé
   • Piste d’audit avec horodatage
   • Certificat d’achèvement
   • Preuve cryptographique des signatures

Télécharger le document signé

1. Ouvrez l’enveloppe terminée
2. Cliquez sur “Télécharger le document” ou “Télécharger la preuve”
3. Le fichier se télécharge sur votre ordinateur
4. Le nom du fichier inclut le statut (par exemple, contrat-2024-signe.pdf)

Astuce

Piste d’audit La preuve téléchargeable inclut une piste d’audit complète montrant quand chaque action s’est produite, fournissant des preuves légales du processus de signature.

Comprendre la piste d’audit

La piste d’audit fournit un enregistrement complet de :

Actions sur le document

• Quand le document a été téléchargé
• Quand il a été envoyé pour signature
• Quand chaque destinataire l’a ouvert
• Quand chaque signature a été terminée
• Quand le document a été finalisé

Actions des destinataires

• Confirmations de livraison d’e-mail
• Heures d’accès au document
• Heures d’achèvement de signature
• Tous refus ou problèmes

Informations de sécurité

• Signatures cryptographiques
• Vérification d’horodatage
• Vérifications d’intégrité du document
• Journaux d’accès

Surveiller les progrès

Mises à jour en temps réel

• Les mises à jour de statut automatiquement à mesure que les destinataires signent
• Notifications par e-mail pour les événements importants
• Indicateurs de progrès montrent le pourcentage d’achèvement

Gestion des destinataires

• Voir quels destinataires ont signé
• Identifier qui doit encore signer
• Contacter les destinataires si nécessaire
• Suivre la progression de l’ordre de signature

Dépannage des problèmes

• Identifier les enveloppes bloquées ou problématiques
• Vérifier les signatures refusées
• Surveiller les problèmes de livraison d’e-mail
• Résoudre les problèmes techniques

Scénarios courants

Tous les destinataires ont signé

• Statut : Terminé
• Télécharger le document de preuve
• Examiner la piste d’audit
• Archiver ou classer le document

Certains destinataires n’ont pas signé

• Statut : En cours
• Vérifier le statut individuel des destinataires
• Envoyer des rappels si approprié
• Surveiller tout problème

Un destinataire a refusé

• Statut : Refusé
• Examiner la raison du refus
• Contacter le destinataire si nécessaire
• Considérer des approches alternatives

Le document est bloqué en attente

• Vérifier la livraison d’e-mail
• Vérifier les adresses e-mail des destinataires
• Contacter les destinataires directement
• Considérer renvoyer si nécessaire

Meilleures pratiques

Surveillance régulière

• Vérifiez le statut de l’enveloppe régulièrement
• Configurez les notifications par e-mail
• Surveillez tout problème ou retard
• Suivez avec les destinataires selon les besoins

Gestion des documents

• Téléchargez les documents terminés rapidement
• Organisez les documents signés de manière appropriée
• Gardez les pistes d’audit à des fins légales
• Archivez les enveloppes terminées

Communication avec les destinataires

• Fournissez des instructions claires aux destinataires
• Suivez les signatures en attente
• Répondez à toute question ou préoccupation
• Maintenez une communication professionnelle

Dépannage des problèmes courants

”L’enveloppe est en attente depuis des jours”

Causes possibles :

• Les destinataires n’ont pas vérifié leur e-mail
• L’e-mail est allé dans le dossier spam
• Les destinataires ont des problèmes techniques
• Les adresses e-mail sont incorrectes

Solutions :

• Contactez les destinataires directement
• Demandez-leur de vérifier le dossier spam
• Vérifiez les adresses e-mail
• Considérez renvoyer l’enveloppe

”Un destinataire dit qu’il ne peut pas accéder au document”

Dépannage :

• Vérifiez que le lien sécurisé fonctionne
• Vérifiez si le lien a expiré
• Assurez-vous que le destinataire a accès à internet
• Essayez d’envoyer une nouvelle invitation

”Le document montre comme terminé mais je ne peux pas le télécharger”

Solutions :

• Actualisez la page
• Essayez un navigateur différent
• Vérifiez votre connexion internet
• Contactez le support si les problèmes persistent

”Je dois ajouter un autre destinataire après l’envoi”

Solution :

• Actuellement, vous ne pouvez pas ajouter de destinataires après l’envoi
• Vous devrez créer une nouvelle enveloppe avec tous les destinataires
• Envisagez d’utiliser des modèles pour les documents récurrents

Sécurité et conformité

Validité légale

• Toutes les signatures sont légalement contraignantes
• Les pistes d’audit fournissent des preuves légales
• Les documents sont inviolables
• Conformité avec les lois sur les signatures électroniques

Protection des données

• Les documents sont chiffrés au repos et en transit
• L’accès est enregistré et surveillé
• Les informations personnelles sont protégées
• Suppression sécurisée quand approprié

Exigences d’audit

• Piste d’audit complète disponible
• Vérification d’horodatage
• Vérifications d’intégrité du document
• Journalisation et surveillance de l’accès

Prochaines étapes

Après avoir terminé le processus de signature :

1. Télécharger et archiver - Sauvegardez les documents terminés
2. Examiner la piste d’audit - Vérifiez toutes les signatures
3. Mettre à jour les enregistrements - Classez les documents de manière appropriée
4. Suivre - Terminez toute tâche restante

Support et aide

Si vous rencontrez des problèmes :

• Consultez la section de dépannage ci-dessus
• Contactez notre équipe d’assistance via l’application
• Visitez subnoto.com pour plus d’informations
• Consultez la documentation complète

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Félicitations ! Vous avez terminé avec succès le flux de signature de document. Vos documents sont maintenant signés de manière sécurisée et prêts à être utilisés.