Ajouter des destinataires

Ce guide couvre comment ajouter des destinataires à votre document et gérer leurs informations.

Comprendre les destinataires

Les destinataires sont les personnes qui doivent signer ou examiner le document. Chaque destinataire recevra une invitation par e-mail avec un lien sécurisé pour accéder et signer le document.

Ajouter des destinataires

Pour ajouter un destinataire

1. Cliquez sur le bouton “Ajouter un destinataire” dans la barre d’outils flottante (icône avec une personne et un signe plus)
2. Un panneau de destinataire apparaîtra

Informations sur le destinataire

Requis :

• Adresse e-mail - Où la demande de signature sera envoyée

Recommandé :

• Prénom - Personnalise l’e-mail d’invitation
• Nom - Aide à identifier le destinataire

Ajouter depuis les contacts

Si vous avez enregistré des contacts précédemment :

1. Commencez à taper dans le champ e-mail
2. Les contacts correspondants apparaîtront
3. Cliquez sur un contact pour remplir automatiquement ses informations

Créer de nouveaux destinataires

1. Entrez l’adresse e-mail manuellement
2. Remplissez le prénom et le nom
3. Le destinataire sera ajouté à vos contacts pour une utilisation future

Gérer plusieurs destinataires

Ajouter plusieurs destinataires

• Vous pouvez ajouter autant de destinataires que nécessaire
• Chaque destinataire reçoit une couleur unique pour une identification facile
• Les destinataires sont numérotés dans l’ordre de signature

Réorganiser les destinataires

Pour modifier l’ordre de signature :

1. Glissez et déposez les destinataires dans la barre latérale
2. L’ordre détermine qui reçoit le document en premier (si la signature séquentielle est requise)

Note

Couleurs des destinataires Chaque destinataire se voit attribuer une couleur (bleu, violet, vert, etc.) pour vous aider à distinguer visuellement les champs de chacun lors du placement des zones de signature.

Rôles des destinataires

Actuellement, tous les destinataires sont traités comme des signataires. Les versions futures peuvent inclure :

• Signataires - Doivent signer le document
• Examinateurs - Peuvent voir et commenter mais n’ont pas besoin de signer
• Témoins - Observent le processus de signature

Meilleures pratiques

Adresses e-mail

• Vérifiez deux fois les adresses e-mail pour les fautes de frappe
• Utilisez des adresses e-mail professionnelles lorsque possible
• Considérez utiliser des adresses e-mail d’entreprise pour les documents d’affaires

Noms

• Utilisez des noms complets pour une apparence professionnelle
• Soyez cohérent avec le formatage des noms
• Incluez les titres si pertinents (Dr., M., Mme, etc.)

Ordre des destinataires

• Considérez l’ordre logique de signature
• Placez les signataires principaux en premier
• Groupez les destinataires liés ensemble

Gestion des contacts

Sauvegarder les contacts

• Les destinataires sont automatiquement sauvegardés dans vos contacts
• Les contacts peuvent être réutilisés pour de futurs documents
• Gérez les contacts dans la section Contacts de votre tableau de bord

Informations de contact

• Gardez les informations de contact à jour
• Ajoutez des détails supplémentaires comme les numéros de téléphone si nécessaire
• Organisez les contacts avec des étiquettes ou des groupes

Dépannage des destinataires

”Le destinataire n’a pas reçu l’e-mail”

Dépannage :

• Demandez au destinataire de vérifier son dossier spam/courrier indésirable
• Vérifiez que l’adresse e-mail est correcte
• Attendez quelques minutes pour la livraison de l’e-mail
• Vérifiez le statut de l’enveloppe pour confirmer qu’elle a été envoyée

”Je dois ajouter un autre destinataire après l’envoi”

Solution :

• Actuellement, vous ne pouvez pas ajouter de destinataires après l’envoi
• Vous devrez créer une nouvelle enveloppe avec tous les destinataires
• Envisagez d’utiliser des modèles pour les documents récurrents

”J’ai fait une erreur dans l’e-mail du destinataire”

Solution :

• Vous pouvez modifier les informations du destinataire avant l’envoi
• Cliquez sur le destinataire dans la barre latérale pour modifier
• Après l’envoi, vous devrez créer une nouvelle enveloppe

Considérations de sécurité

• Les destinataires reçoivent des liens uniques et sécurisés
• Les liens expirent après une certaine période pour la sécurité
• Toutes les actions des destinataires sont enregistrées dans la piste d’audit
• Les destinataires ne peuvent pas accéder au document sans le lien sécurisé

Prochaines étapes

Une fois que vous avez ajouté tous les destinataires :

1. Placer des champs de signature - Ajouter des zones de signature pour chaque destinataire
2. Prévisualiser et envoyer - Examiner et envoyer le document

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Prêt à placer des champs de signature ? Continuez avec Placer des champs.