Prévisualiser et envoyer

Ce guide couvre les étapes finales de prévisualisation de votre document et de l’envoi pour signature.

Accéder à la prévisualisation

Une fois que vous avez ajouté des destinataires et placé tous les champs nécessaires :

Recherchez le bouton “Prévisualiser et envoyer” dans la barre latérale droite
Le bouton sera activé lorsque :
- Au moins un destinataire est ajouté
- L’enveloppe a un titre

La fenêtre de prévisualisation

Cliquer sur “Prévisualiser et envoyer” ouvre une fenêtre où vous pouvez :

1. Vérifier le titre de l’enveloppe

Le titre est affiché en haut
Vous pouvez toujours le modifier avant l’envoi

2. Choisir l’affichage du nom de l’expéditeur

Vous avez deux options pour la façon dont votre nom apparaît aux destinataires :

Utiliser votre nom personnel - “De : Jean Dupont”
Utiliser le nom de l’équipe (par défaut) - “De : Acme Corporation”

Basculez la case à cocher pour changer d’option.

3. Ajouter un message personnalisé (Optionnel)

Ajoutez un message personnel qui apparaîtra dans l’e-mail d’invitation
Cela apparaît comme une citation dans l’e-mail : “Jean Dupont : ‘Veuillez examiner et signer cet accord avant vendredi.’”
Utile pour ajouter du contexte ou de l’urgence

4. Prévisualiser l’e-mail

Voyez exactement ce que les destinataires recevront
La prévisualisation montre l’e-mail complet avec :
- Ligne d’objet
- Informations sur l’expéditeur
- Titre du document
- Message personnalisé (si ajouté)
- Bouton de lien de signature sécurisé

Fenêtre de prévisualisation et d'envoi

Envoyer l’enveloppe

Lorsque vous êtes prêt :

Vérifiez toutes les informations une dernière fois
Cliquez sur le bouton “Envoyer l’enveloppe”
Une confirmation apparaîtra
Vous serez redirigé vers la page de visualisation de l’enveloppe

Ce que les destinataires reçoivent

Chaque destinataire recevra un e-mail contenant :

Objet : “Demande de signature : [Titre du document]”
De : Votre nom ou nom d’équipe (tel que configuré)
Corps : E-mail professionnel avec :
- Informations sur l’expéditeur
- Titre du document
- Message personnalisé (si inclus)
- Lien sécurisé pour visualiser et signer le document
Bouton d’action : “Signer le document”

Options de personnalisation des e-mails

Options de nom d’expéditeur

Nom personnel : Affiche votre prénom et nom
Nom d’équipe : Affiche le nom de votre organisation/équipe
Choisissez en fonction du contexte et de la relation avec les destinataires

Messages personnalisés

Ajoutez du contexte sur le document
Incluez des délais ou de l’urgence
Fournissez des instructions ou prochaines étapes
Gardez les messages professionnels et concis

Prévisualisation des e-mails

Prévisualisez toujours avant l’envoi
Vérifiez que toutes les informations sont correctes
Assurez-vous que le message est clair et professionnel
Vérifiez les informations des destinataires

Liste de contrôle pré-envoi

Avant de cliquer sur “Envoyer l’enveloppe”, vérifiez :

Document

Le titre du document est clair et descriptif
Tous les champs de signature requis sont placés
Les champs sont correctement dimensionnés et positionnés
Aucun champ ne chevauche avec du texte important

Destinataires

Tous les destinataires sont ajoutés
Les adresses e-mail sont correctes
Les noms sont correctement formatés
L’ordre de signature est correct (si applicable)

Paramètres d’e-mail

Le nom d’expéditeur est approprié
Le message personnalisé est professionnel (si ajouté)
La prévisualisation de l’e-mail semble correcte
Toutes les informations sont exactes

Après l’envoi

Une fois que vous avez envoyé l’enveloppe :

Vous serez redirigé vers la page de visualisation de l’enveloppe
Le statut de l’enveloppe affichera “En attente” ou “En cours”
Vous pouvez suivre les progrès dans la section Enveloppes
Les destinataires recevront des notifications par e-mail

Dépannage des problèmes d’envoi

”Le bouton Prévisualiser et envoyer est désactivé”

Exigences :

Au moins un destinataire doit être ajouté
L’enveloppe doit avoir un titre
Vérifiez que vous avez complété ces deux éléments

”J’ai envoyé le document mais le destinataire ne l’a pas reçu”

Dépannage :

Demandez au destinataire de vérifier son dossier spam/courrier indésirable
Vérifiez que l’adresse e-mail est correcte
Attendez quelques minutes pour la livraison de l’e-mail
Vérifiez le statut de l’enveloppe pour confirmer qu’elle a été envoyée

”Je dois faire des modifications après l’envoi”

Important : Une fois envoyé, le document ne peut pas être modifié pour maintenir la sécurité et l’intégrité.

Si des modifications sont nécessaires :

Créez une nouvelle enveloppe avec le document mis à jour
Vous pouvez supprimer l’enveloppe d’origine si elle n’a pas été signée
Envisagez d’utiliser des modèles pour les documents fréquemment mis à jour

”Je veux annuler la demande de signature”

Options :

Si personne n’a encore signé, vous pouvez supprimer l’enveloppe
Si certains ont signé, vous devrez peut-être contacter le support
Considérez les implications légales d’annuler des documents signés

Fonctionnalités de sécurité

Chiffrement de bout en bout : Les documents sont chiffrés pendant la transmission et le stockage
Liens sécurisés : Chaque destinataire reçoit un lien unique et sécurisé pour accéder au document
Piste d’audit : Chaque action est enregistrée avec horodatage
Inviolable : Les documents terminés sont scellés cryptographiquement

Prochaines étapes

Après avoir envoyé votre document :

Suivre l’achèvement - Surveiller le processus de signature
Télécharger les documents signés - Accéder aux documents terminés
Examiner la piste d’audit - Vérifier l’historique complet de signature

Document envoyé avec succès ! Surveillez les progrès avec Suivre l’achèvement.