Aller au contenu
Subnoto Logo Subnoto Documentation

Prévisualiser et envoyer

Ce guide couvre les étapes finales de prévisualisation de votre document et de l’envoi pour signature.

  1. Accéder à la prévisualisation

    Une fois que vous avez ajouté des destinataires et placé tous les champs nécessaires :

    • Recherchez le bouton “Prévisualiser et envoyer” dans la barre latérale droite
    • Le bouton sera activé lorsque :
      • Au moins un destinataire est ajouté
      • L’enveloppe a un titre

  2. Examiner les paramètres avant l’envoi

    Cliquez sur “Prévisualiser et envoyer” pour ouvrir la fenêtre de prévisualisation où vous pouvez examiner et personnaliser votre enveloppe avant l’envoi.

    Vérifier le titre de l’enveloppe

    • Le titre est affiché en haut de la fenêtre de prévisualisation
    • Vous pouvez toujours le modifier avant l’envoi si nécessaire

    Les Options sont regroupées en lignes repliables. Chaque ligne fermée affiche un résumé. Ouvrez une ligne pour modifier les réglages. Les nouvelles enveloppes reprennent vos paramètres d’envoi.

    Fenêtre de prévisualisation avec les lignes Options

    Signature

    • Ordre de signature, lecture obligatoire de toutes les pages, horodatage de confiance et niveau de signature

    Expiration et rappels

    • Expiration du lien : 7, 14, 30, 60 ou 90 jours à compter de l’envoi. Ensuite, la demande expire : vous recevez un e-mail et la demande apparaît dans la colonne Expirées. Les destinataires peuvent encore ouvrir le lien mais voient qu’il a expiré. Voir Expiration des enveloppes.
    • Fréquence des rappels : aucun rappel, ou tous les 3, 5 ou 7 jours (7 est indiqué hebdomadaire)
    • Premier rappel : délai après l’invitation avant le premier rappel. Les rappels suivants suivent la fréquence ci-dessus. Le délai commence à l’envoi.
      • Identique à la fréquence des rappels (par défaut)
      • 4 heures après l’invitation
      • 1 jour après l’invitation
    • Si les rappels sont désactivés, le contrôle du premier rappel est masqué. Lorsque le délai n’est pas « identique à la fréquence », la vue de l’enveloppe affiche cette ligne après l’envoi.

    Expiration et rappels ouvert, y compris le premier rappel

    E-mail

    • Nom de l’expéditeur : nom de l’équipe (par défaut) ou votre nom personnel. La boîte de réception affiche « [Nom] via Subnoto » depuis [email protected]. Les réponses vont à votre adresse via Reply-To.
    • Message personnalisé (facultatif) : apparaît comme une citation dans l’e-mail d’invitation, par exemple « Jean Dupont : “Veuillez examiner et signer cet accord avant vendredi.” »
    • Qui reçoit les documents signés et Qui reçoit le PDF de preuve à la fin de l’enveloppe : Signataires, Expéditeur, Signataires et expéditeur, ou Personne. Choisir le même public que l’équipe continue de suivre l’équipe. Voir Pièces jointes – document signé. L’option expéditeur s’applique lorsque l’expéditeur n’est pas lui-même signataire.

    Aperçu de l’e-mail

    • Choisissez Aperçu en tant que destinataire (Nom (Rôle, Langue)) et voyez l’invitation qu’il recevra : objet, expéditeur, titre, message personnalisé et bouton de signature sécurisé.

    Aperçu destinataire

    • Ouvre un nouvel onglet avec l’écran de signature de la personne choisie dans Aperçu de l’e-mail. Un badge Aperçu indique que signer, approuver et refuser sont désactivés. Les téléchargements fonctionnent. Changez de destinataire dans le menu, puis Retour à l’édition pour revenir à l’éditeur.

    Aperçu de l'e-mail ouvert et ligne Aperçu destinataire

  3. Envoyer l’enveloppe

    Lorsque vous êtes prêt :

    • Vérifiez toutes les informations une dernière fois
    • Cliquez sur le bouton “Envoyer l’enveloppe”
    • Une confirmation apparaîtra
    • Vous serez redirigé vers la page de visualisation de l’enveloppe

  4. Ce que les destinataires reçoivent

    Chaque destinataire recevra un e-mail contenant :

    • Objet : “Demande de signature : [Titre du document]”
    • De : Votre nom ou nom d’équipe (tel que configuré)
    • Corps : E-mail professionnel avec :
      • Informations sur l’expéditeur
      • Titre du document
      • Message personnalisé (si inclus)
      • Lien sécurisé pour visualiser et signer le document
    • Bouton d’action : “Signer le document”

Après l’envoi

Une fois que vous avez envoyé l’enveloppe :

  1. Vous serez redirigé vers la page de visualisation de l’enveloppe
  2. Le statut de l’enveloppe affichera “En attente” ou “En cours”
  3. Vous pouvez suivre les progrès dans la section Enveloppes
  4. Les destinataires recevront des notifications par e-mail

Dépannage des problèmes d’envoi

Prochaines étapes

Après avoir envoyé votre document :

  1. Suivre l’achèvement - Surveiller le processus de signature
  2. Expiration des enveloppes - Comprendre les délais et ce qui se passe quand une demande expire
  3. Paramètres d’envoi - Définir votre nom d’expéditeur, l’expiration et les rappels
  4. Télécharger les documents signés - Accéder aux documents terminés
  5. Examiner la piste d’audit - Vérifier l’historique complet de signature

Document envoyé avec succès ! Surveillez les progrès avec Suivre l’achèvement.