Envoi groupé depuis un modèle

L’envoi groupé permet de créer et d’envoyer de nombreuses demandes de signature à partir d’un seul modèle, dans un parcours guidé. Vous définissez une fois les destinataires fixes (par exemple votre commercial), vous choisissez quel libellé du modèle change à chaque envoi (par exemple le client), vous constituez une liste depuis le carnet de contacts ou un fichier CSV, puis Subnoto crée et envoie une enveloppe par ligne.

Note

Abonnement requis L’envoi groupé est disponible avec les offres Pro et Ultime. Voir la page Tarifs.

Quand utiliser l’envoi groupé

• Vous envoyez le même document à de nombreuses personnes avec les mêmes signataires internes à chaque fois
• Vous disposez déjà d’un modèle avec les bons champs et libellés de destinataires
• Vous avez une liste de contacts ou un export CSV depuis un autre outil

Pour une seule demande avec des destinataires choisis à la main, utilisez Envoyer une demande de signature à partir d’un modèle. Pour laisser des personnes demander une signature via un lien de formulaire public, utilisez les Formulaires à partir d’un modèle.

Comment démarrer

Vous pouvez lancer l’envoi groupé depuis :

• Liste des modèles — Menu d’actions (trois points) → Préparer un envoi groupé (si votre offre inclut la fonctionnalité)
• Page d’édition du modèle — Préparer un envoi groupé dans la barre latérale ou le menu d’actions

Vous arrivez sur Envoi groupé depuis un modèle pour cet espace de travail et ce modèle.

Avant de commencer

1. Destinataires du modèle — Le modèle devrait avoir au moins deux libellés lorsqu’un rôle doit changer à chaque envoi (par exemple client et sales). Avec un seul libellé, chaque enveloppe utilise ce rôle pour la ligne sélectionnée dans la liste.
2. Statut du modèle — Le modèle doit être en brouillon ou actif.
3. Signatures — Chaque envoi réussi consomme des signatures du quota mensuel de l’équipe. L’application vous avertit si le lot dépasserait le solde restant.

Déroulement

1. Choisir le destinataire variable

   Si le modèle a plusieurs libellés, sélectionnez celui qui reçoit une personne différente sur chaque enveloppe (par exemple client). Les autres libellés restent fixes pour tout le lot.

2. Renseigner les destinataires fixes

   Pour chaque libellé fixe (par exemple sales), sélectionnez un contact, un membre de l’équipe ou saisissez les informations manuellement — la même personne est utilisée sur chaque enveloppe du lot.

3. Constituer la liste

   • Cochez des lignes dans le carnet de contacts, ou
   • Cliquez sur Importer un CSV (voir Format CSV ci-dessous).

   Le compteur indique le nombre de destinataires sélectionnés (maximum 100 par lot).

4. Options d’envoi (facultatif)

   • Ajouter le nom de chaque personne au titre de l’enveloppe
   • Ordre de signature, lecture obligatoire de toutes les pages, expiration, rappels
   • Message d’invitation personnalisé avec les variables @name, @firstname, @lastname, @email (remplacées par les informations du destinataire variable à chaque enveloppe ; tous les signataires d’une même enveloppe reçoivent le même message)
   • Nom d’expéditeur affiché

5. Lancer le lot

   Cliquez sur Envoyer à N destinataires. Subnoto traite les enveloppes une par une, avec une courte pause entre chaque envoi. La progression s’affiche par ligne (en attente, envoi, envoyé, échec). À la fin, vous pouvez ouvrir les enveloppes réussies ou Réessayer les échecs pour les lignes en erreur.

Format CSV

Importez un fichier .csv avec une ligne d’en-tête et une ligne par destinataire. Les noms de colonnes dans l’en-tête ne sont pas sensibles à la casse.

Colonnes obligatoires

Colonne	Description
email	E-mail
firstname	Prénom
lastname	Nom de famille

Colonne facultative

Colonne	Description
phone	Téléphone

Exemple de fichier

Enregistrez en UTF-8, par exemple destinataires-lot.csv :

email,firstname,lastname,phone
[email protected],Jane,Doe,+33601020304
[email protected],John,Smith,
[email protected],Marie,Dupont,+33611223344

Attention

Conseils CSV

• Utilisez la virgule comme séparateur et évitez les virgules dans les cellules (l’importateur ne gère pas les champs entre guillemets).
• Les lignes sans email, firstname ou lastname sont ignorées.
• Si le fichier contient plus de 100 lignes de données, seules les 100 premières sont importées ; un avertissement s’affiche.
• Après import, Utiliser les contacts permet de revenir au carnet de contacts.

Limitations

Sujet	Limite
Offres	Pro et Ultime uniquement
Taille du lot	Jusqu’à 100 destinataires dans la liste par exécution
Envoi	Séquentiel (pas en parallèle) ; courte pause entre chaque enveloppe
Fixe / variable	Un seul libellé du modèle est variable par lot ; les autres sont fixes
CSV	Format CSV simple ; colonnes requises uniquement ; pas de fonctionnalités Excel spécifiques
Nouvelles tentatives	Après un lot, vous pouvez réessayer les échecs uniquement (pas renvoyer les succès depuis cet écran)
Progression	Gardez l’onglet du navigateur ouvert pendant l’exécution ; fermer la page peut interrompre un envoi en cours

Astuce

Listes volumineuses Au-delà de 100 destinataires, répartissez en plusieurs lots de 100 ou utilisez l’API avec votre propre orchestration.

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