En attente / En cours
Les destinataires peuvent encore signer ; la date d’expiration est dans le futur.
Expiration des enveloppes
Les demandes de signature dans Subnoto ont une période d’expiration configurable. Une fois cette période écoulée, la demande est marquée comme expirée : vous êtes notifié et les destinataires ne peuvent plus signer via le lien initial (mais peuvent toujours l’ouvrir pour voir le message d’expiration).
Définir la période d’expiration
Section intitulée « Définir la période d’expiration »Lors de l’envoi d’une enveloppe :
- Ouvrez Prévisualiser et envoyer avant l’envoi
- Dans la fenêtre de prévisualisation, trouvez « Lien expire dans » (ou équivalent)
- Choisissez le nombre de jours dont disposent les destinataires pour signer : par exemple 7, 14, 30, 60 ou 90 jours à compter de la date d’envoi
- Envoyez l’enveloppe comme d’habitude
La date d’expiration est affichée dans la vue enveloppe (ex. « Expire le [date] ») pour voir la date limite en un coup d’œil.
Quand une demande expire
Section intitulée « Quand une demande expire »- Contrôle quotidien : Subnoto exécute chaque jour une tâche (par ex. à 5 h) qui identifie les enveloppes dont la date limite est dépassée et les marque comme Expirées.
- Votre notification : Lorsqu’une de vos demandes de signature expire, vous recevez un e-mail vous informant de l’expiration, avec un lien pour ouvrir l’enveloppe dans l’application.
- Liste des enveloppes : Les enveloppes expirées apparaissent dans une colonne dédiée Expirées dans la vue Enveloppes, pour les distinguer des documents en cours ou finalisés.
Côté destinataires lorsque la demande a expiré
Section intitulée « Côté destinataires lorsque la demande a expiré »- Le lien reste valide : Les destinataires peuvent toujours ouvrir le même lien reçu par e-mail. Le lien n’est pas invalidé.
- Pas de signature : Ils voient un message clair indiquant que la demande de signature a expiré et qu’ils ne peuvent plus signer via ce lien.
- Suite : Le message les invite à vous contacter (l’expéditeur) s’ils doivent encore signer. Vous pouvez alors utiliser Dupliquer l’enveloppe sur la demande expirée pour en recréer une et la renvoyer.
Expirée vs autres statuts
Section intitulée « Expirée vs autres statuts »Expirée
La date limite est dépassée. Vous avez été notifié par e-mail ; les destinataires voient un message d’expiration et ne peuvent pas signer.
Terminée
Toutes les signatures requises ont été recueillies avant l’expiration.
Après expiration
Section intitulée « Après expiration »Si vous avez besoin d’une signature après l’expiration d’une demande :
- Utilisez l’action Dupliquer l’enveloppe sur l’enveloppe expirée. Elle recrée le même document (et les mêmes destinataires) dans une nouvelle enveloppe, ce qui vous permet de renvoyer sans réimporter ni reconfigurer.
- Ouvrez la nouvelle enveloppe, ajustez si besoin la période d’expiration ou le message, puis envoyez ; les destinataires recevront un nouveau lien et pourront signer dans la nouvelle période.
- Sinon, créez une nouvelle enveloppe à partir de zéro ou à partir d’un modèle pour les documents que vous envoyez souvent.
En résumé : Définissez la période d’expiration à l’envoi, consultez la date « Expire le » dans la vue enveloppe, et utilisez la colonne Expirées et la notification par e-mail pour gérer les demandes non signées à temps. Les destinataires peuvent toujours ouvrir le lien pour voir que la demande a expiré et vous contacter pour en obtenir une nouvelle.