Expiration des enveloppes

Les demandes de signature dans Subnoto ont une période d’expiration configurable. Une fois cette période écoulée, la demande est marquée comme expirée : vous êtes notifié et les destinataires ne peuvent plus signer via le lien initial (mais peuvent toujours l’ouvrir pour voir le message d’expiration).

Définir la période d’expiration

Lors de l’envoi d’une enveloppe :

1. Ouvrez Prévisualiser et envoyer avant l’envoi
2. Ouvrez Expiration et rappels et réglez Expiration du lien
3. Choisissez le nombre de jours dont disposent les destinataires pour signer : par exemple 7, 14, 30, 60 ou 90 jours à compter de la date d’envoi
4. Réglez éventuellement Fréquence des rappels et Premier rappel (4 heures ou 1 jour après l’invitation, ou identique à la fréquence). Un premier rappel différent de la fréquence s’affiche dans la vue de l’enveloppe après l’envoi.
5. Envoyez l’enveloppe comme d’habitude

La date d’expiration est affichée dans la vue enveloppe (ex. « Expire le [date] ») pour voir la date limite en un coup d’œil.

Astuce

Visibilité La date d’expiration est affichée dans la barre latérale de l’enveloppe et, pour les enveloppes en attente, vous aide à planifier les relances ou le suivi.

Quand une demande expire

• Contrôle quotidien : Subnoto exécute chaque jour une tâche (par ex. à 5 h) qui identifie les enveloppes dont la date limite est dépassée et les marque comme Expirées.
• Votre notification : Lorsqu’une de vos demandes de signature expire, vous recevez un e-mail vous informant de l’expiration, avec un lien pour ouvrir l’enveloppe dans l’application.
• Liste des enveloppes : Les enveloppes expirées apparaissent dans une colonne dédiée Expirées dans la vue Enveloppes, pour les distinguer des documents en cours ou finalisés.

Côté destinataires lorsque la demande a expiré

• Le lien reste valide : Les destinataires peuvent toujours ouvrir le même lien reçu par e-mail. Le lien n’est pas invalidé.
• Pas de signature : Ils voient un message clair indiquant que la demande de signature a expiré et qu’ils ne peuvent plus signer via ce lien.
• Suite : Le message les invite à vous contacter (l’expéditeur) s’ils doivent encore signer. Vous pouvez alors prolonger l’expiration sur la même enveloppe, ou utiliser Dupliquer l’enveloppe si vous avez besoin d’une nouvelle demande.

Expirée vs autres statuts

En attente / En cours

Les destinataires peuvent encore signer ; la date d’expiration est dans le futur.

Expirée

La date limite est dépassée. Vous avez été notifié par e-mail ; les destinataires voient un message d’expiration et ne peuvent pas signer.

Terminée

Toutes les signatures requises ont été recueillies avant l’expiration.

Après expiration

Si vous avez encore besoin de signatures après l’expiration, vous pouvez rouvrir la même enveloppe ou en créer une nouvelle.

Prolonger l’échéance

Prolonger l’expiration rouvre l’enveloppe expirée. Les destinataires qui n’ont pas signé peuvent utiliser le même lien d’invitation jusqu’à la nouvelle échéance.

1. Ouvrez l’enveloppe expirée, ou utilisez le menu d’actions depuis la colonne Expirées
2. Choisissez Prolonger l’expiration
3. Sélectionnez une Période de prolongation : 7, 14, 30, 60 ou 90 jours
4. Confirmez Prolonger l’expiration

L’échéance est recalculée à partir de maintenant, et non à partir de la date d’expiration d’origine. L’enveloppe repasse en cours (signature, ou approbation s’il reste des approbateurs en attente). Les destinataires ne reçoivent pas automatiquement une nouvelle invitation ; ils peuvent rouvrir le lien d’origine.

Note

Qui peut prolonger L’action n’est disponible que sur les enveloppes expirées, et seulement si vous pouvez modifier des enveloppes.

Dupliquer ou créer une nouvelle enveloppe

Utilisez cette option si vous avez besoin d’un nouveau document, d’autres destinataires, ou d’un nouvel e-mail d’invitation :

1. Utilisez Dupliquer l’enveloppe sur l’enveloppe expirée. Elle recrée le même document (et les mêmes destinataires) dans une nouvelle enveloppe, ce qui vous permet de renvoyer sans réimporter ni reconfigurer.
2. Ouvrez la nouvelle enveloppe, ajustez si besoin la période d’expiration ou le message, puis envoyez ; les destinataires recevront un nouveau lien et pourront signer dans la nouvelle période.
3. Sinon, créez une nouvelle enveloppe à partir de zéro ou à partir d’un modèle pour les documents que vous envoyez souvent.

---

En résumé : Définissez la période d’expiration à l’envoi, consultez la date « Expire le » dans la vue enveloppe, et utilisez la colonne Expirées et la notification par e-mail pour gérer les demandes non signées à temps. Après expiration, prolongez l’échéance pour rouvrir la même enveloppe, ou dupliquez-la pour envoyer une nouvelle demande. Les destinataires peuvent toujours ouvrir le lien d’origine pour voir que la demande a expiré et vous contacter s’ils doivent encore signer.