Juillet apporte un nouveau produit en beta, un outil public pour vérifier n’importe quel PDF signé, et une série d’améliorations : tampons réutilisables, lecteurs sur les enveloppes, initiales dont vous pouvez prévisualiser l’emplacement avant de signer, et plus de contrôle sur les espaces de travail des nouveaux membres.
Voici ce qui change.
Tampons d’entreprise par workspace
Vous pouvez désormais importer des images de tampon réutilisables par workspace et les placer sur les enveloppes et modèles pendant la préparation d’un document, sans réimporter la même image à chaque fois. Un sceau d’entreprise, une mention « Approuvé », ou un tampon de service, par exemple.
Les tampons sont placés sur le document lors de la préparation ; ce ne sont pas des champs de signature, les destinataires n’interagissent donc pas avec eux en signant. Chaque workspace peut stocker jusqu’à 30 tampons, disponible avec les offres Pro et Ultime.
En savoir plus : Tampons d’entreprise.
Rôle lecteur sur les enveloppes
En plus des signataires et des approbateurs, vous pouvez désormais ajouter des lecteurs à une enveloppe. Les lecteurs peuvent ouvrir l’enveloppe et suivre son avancement, mais ils ne signent ni n’approuvent rien. Utile pour tenir un manager, un assistant, ou une partie externe informé d’une demande de signature sans lui demander d’agir.
Ajoutez des lecteurs depuis la section Lecteurs de l’éditeur avant l’envoi, ou invitez-en plus tard depuis la vue de l’enveloppe. Les lecteurs révoqués peuvent être réinvités à tout moment. Comme les approbateurs, les lecteurs ne consomment ni crédits de signature ni crédits API.
En savoir plus : Ajouter des destinataires.
Aperçu et positionnement des initiales
La préparation d’un document avec des initiales est plus précise. Activez Ajouter les initiales sur toutes les pages automatiquement et utilisez le curseur Hauteur des initiales depuis le bas pour choisir exactement où elles apparaissent sur chaque page, avec un aperçu en direct sur le document pendant le réglage.
Les destinataires voient le même aperçu au moment de signer : aucune surprise sur l’emplacement de leurs initiales.
En savoir plus : Placer des champs de signature.
Préaffecter les nouveaux membres aux espaces de travail
Inviter un coéquipier permet désormais de décider à l’avance dans quels workspaces il ou elle atterrit. Dans la fenêtre d’invitation, ouvrez Espaces de travail et choisissez-en un ou plusieurs dans la liste, ou laissez le champ vide pour utiliser le workspace par défaut.
Le sélecteur indique aussi quel workspace est celui par défaut et permet d’en créer un nouveau directement.
Cela évite un aller-retour dans les paramètres d’espaces de travail juste après l’arrivée d’une nouvelle personne, surtout dans les équipes avec plusieurs workspaces par service ou par client.
En savoir plus : Inviter des membres d’équipe.
Toute nouvelle page de vérification
app.subnoto.com/verify est une page publique qui vérifie les signatures de n’importe quel PDF signé, qu’il ait été signé avec Subnoto ou un autre prestataire. Déposez un fichier et Subnoto le valide entièrement dans votre navigateur : le document n’est jamais téléversé.
La validation suit la norme ETSI EN 319 102-1, reproduisant l’implémentation de référence DSS de l’UE, et vérifie la conformité à la liste de confiance européenne. Au-delà du résumé, le rapport détaillé détaille chaque étape du processus de validation : vous (ou votre équipe conformité) voyez précisément quels contrôles ont réussi.
En savoir plus : Vérifier des signatures.
Datarooms (beta)
Les Datarooms sont une nouvelle façon de partager un ensemble de fichiers avec votre équipe et des personnes externes, au-delà des enveloppes et des modèles. Créez une Dataroom, glissez-y des documents de tout format (PDF, fichiers Office, images, et plus), et contrôlez qui peut les consulter ou les télécharger.
Donnez à vos coéquipiers un accès propriétaire ou éditeur pour gérer la Dataroom, et invitez des lecteurs externes avec un accès en lecture seule ou avec téléchargement, et une date d’expiration optionnelle. Chaque consultation et chaque téléchargement est enregistré dans le journal d’activité : vous savez toujours qui a ouvert ou téléchargé quoi, et quand.
Les Datarooms sont en beta : disponibles à l’essai dès aujourd’hui, avec plus de contrôles et de détails sur les offres à venir au fil de leur évolution.
En savoir plus : Datarooms.
Autres nouveautés
Quelques améliorations supplémentaires :
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Sélecteur d’espaces de travail - Passer d’un workspace à l’autre est plus simple lorsque vous en avez plusieurs : recherchez et choisissez depuis un seul sélecteur au lieu de faire défiler une longue liste.
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Bouton Tester le SSO - Avant d’activer le SSO pour toute l’équipe, utilisez Tester le SSO dans les paramètres Single Sign-On pour vous connecter via votre fournisseur d’identité et confirmer que la configuration fonctionne. Voir Tester votre configuration.
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Durée de session - Les administrateurs d’équipe peuvent définir une durée de session maximale pour tous les membres, dans Paramètres → Configuration. Si le SSO est actif, les sessions respectent toujours la durée de session de votre fournisseur d’identité si elle est plus courte.
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Masquer l’import Google Drive - Les administrateurs peuvent désactiver le bouton d’import Google Drive pour toute l’équipe depuis la même page Configuration.
En savoir plus : Configuration d’équipe.
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Nouveau design - Plusieurs pages de paramètres ont reçu un nouveau design plus lisible.
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Nouveaux formats de date - Le champ de date de signature et les champs de date à remplir prennent en charge des formats de date supplémentaires, avec un aperçu en direct pendant la configuration.
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Nom de l’expéditeur dans les e-mails - Le nom d’expéditeur choisi pour une enveloppe (votre nom personnel ou celui de votre équipe) est désormais visible dans les e-mails reçus par les destinataires.
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Divers correctifs et optimisations.
Nous avons aussi corrigé de nombreux points signalés par le support et vos retours dans l’application. Merci à celles et ceux qui nous écrivent quand quelque chose coince : vos messages nous aident vraiment à prioriser.
Chaque signature traitée par Subnoto reste privée et sécurisée. Les documents restent chiffrés en permanence, y compris pendant le traitement.
Essayez ces nouveautés sur app.subnoto.com.
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